對於許多小企業而言，如何處理會計入帳是一個重要但必經的決策。作為企業的負責人，您可能會考慮節省成本，自己處理入帳工作，或招聘有基本會計知識的admin同時處理。但這個做法，真的能節約成本嗎？在相關決策下，小企業應該考慮哪些因素？
會計工作包含什麼？
首先，我們需要了解會計工作到底包含哪些內容。會計入帳（Bookkeeping）不僅僅是記錄收入和支出，還包括對企業日常交易進行分類、整理和記錄，以及為日後audit保留交易文件，確保所有帳目符合會計準則和法規要求。此外，會計工作還包括對帳、應收應付款管理、準備財務報表（如損益表、資產負債表、現金流量表等）以及稅務計算和申報等。這些工作看似簡單，但對於不具備會計背景的小企業而言，自己處理所花費的時間往往得不償失。
小企業自行處理會計的挑戰：
- 成本問題：小企業通常希望通過節省會計服務開支，保持低成本。大多自行處理會計工作或聘請全職員工來同時處理不同公作。但實際上，具備相關經驗的全職員工的薪金通常相對高。以一個具有2年行政及會計經驗的職員而言，每月薪金可達HK$18,000 – HK$20,000. 一整年開支超過20萬。
- 自己入帳的風險：很多小企業founder選擇親自處理會計工作，希望直接省去所有相關費用。然而，這種做法往往會帶來更大的挑戰。首先，並非所有企業founder都具備足夠的會計知識來正確處理所有帳目，auditor可能因為帳目混亂而加收service fee；其次，企業founder本身需要處理大量日常運營事務，如果再加上會計工作，將大大增加其工作負擔和壓力，甚至影響公司整體發展。
- 會計工作是持續的困擾：我們接觸過一些企業founders，他們比較好學和有拚勁，會參加一些會計入門課程，嘗試學習基本會計知識。不過，在一段時間後，他們都反映企業規模擴大後，所花費的時間大增，而且auditor問題和所需資料好多。年結及審計工作要花上幾星期應付，而且auditor往往提供的協助都是有限度。
- 交多左稅或稅局出信：其實對小企業而言，會計工作最終目的為進行稅計及報稅。無論是自己處理或聘請初級員工，都可能因為經驗不足而無法為你節省稅額開支。而過份進取的入帳方式，例如把大量個人開支放到公司中，可能過到auditor但被稅局出信跟進。但稅法比入帳更為複雜，小企業很難即時知道自己交多左稅。
從成本及時間的角度而言，我們不認為小企業應自行處理會計工作。最佳做法為盡早外判，尋找一個可靠的服務供應商，幫你節省時間和稅費。把寶貴的時間分配到拓展客源及建立品牌，一些真正帶來收入的工作上。擺脫會計工作後，時間進一步投放到如何為自己及企業增值，你會發現在創意和銷售方面更得心應手。
把會計流程外判的好處：
- 專注營運：將會計工作交給專業人士處理，可以讓企業把更多的精力集中在公司業務的發展和核心運營上，而無需擔心繁瑣的財務記錄和數據管理問題。
- 避免混亂的帳目：專業的服務確保帳目處理符合會計準則，避免因為對會計準則不了解，而導致帳目混亂，節省未來作出調整的成本和時間。
- 優化稅務安排：好的服務供應商，會同時教你如何可以作稅務上的最佳安排，令你稅費支出減少和無須花時間填稅表。
- 節省審計開支及時間：在選擇服務供應商後，你的帳目準確而且文件齊備，可向auditor要求一個更優惠的service fee，因為處理你公司的audit所花時間會大大減少。同時，你可要求服務供應商協助應付審計問題，為你進一步節省時間。
我們同時認為，小企業把會計服務定型為入數、audit及報稅，服務費就只包括這些工作。你有沒有想過一個會計服務供應商，接觸和處理大量公司的帳目，你可以了解他們手上是否存在你需要的network，為你介紹你需要的公司？不妨重新審視，服務費的背後，你是否得到最大的價值。